Η κατάρτιση και διαχείριση του χρονοδιαγράμματος που προβλέπει τις ημερομηνίες αποπεράτωσης των κυριότερων φάσεων σχεδιασμού και κατασκευής, συνδυαστικά με την επιλογή των μελών της σχεδιαστικής ομάδας των εξωτερικών συμβούλων των κατασκευαστών κλπ.

​

3.1 ΧΡΟΝΟΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ   ΤΟΥ  PROJECT (Project Scheduling)

3.1.1 Θεώρηση  του χρονοδιαγράμματος 

Ο πελάτης, ο εργολάβος  και ο αρχιτέκτονας προετοιμάζουν μαζί το στήσιμο του χρονοδιαγράμματος που προβλέπει τις ημερομηνίες αποπεράτωσης των κυριότερων φάσεων της διαδικασίας σχεδιασμού.

Στον καθορισμό των προθεσμιών και του χρονοδιαγράμματος βασίζεται η επιλογή των μελών της σχεδιαστικής ομάδας. Αντίστοιχα διαμορφώνεται και το κόστος των υπηρεσιών. Το χρονοδιάγραμμα αποτελεί μέρος του συμβολαίου με τον πελάτη.

Ολόκληρη η ομάδα των μηχανικών και συμβούλων δεσμεύεται στις σημαντικές ημερομηνίες του χρονοδιαγράμματος για να εξασφαλιστεί εμπρόθεσμη ολοκλήρωση των εξειδικευμένων υπηρεσιών.

3.1.2 Μείζονες  αποφάσεις

Η σχεδιαστική ομάδα παίρνει τις μείζονες σχεδιαστικές αποφάσεις οι οποίες είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση του project. Αυτές οι αποφάσεις για το σχεδιασμό προσδιορίζουν όλα όσα απαραιτήτως συνθέτουν τον ίδιο τον  σχεδιασμό.

Ο πελάτης ενθαρρύνεται να θέσει θέματα ειδικού ενδιαφέροντος τα οποία θα επηρεάσουν την ποιότητα και τη λειτουργία του project.

Ημερομηνίες ορίζονται για τη λήψη αποφάσεων έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η εμπρόθεσμη ολοκλήρωση κάθε φάσης του χρονοδιαγράμματος που αναφέρεται στις εξειδικευμένες υπηρεσίες. Ο προγραμματισμός αυτών των αποφάσεων επιτρέπει σε ολόκληρη την ομάδα να προετοιμαστεί κατάλληλα για την εκπόνηση των μελετών.

Ολόκληρη η ομάδα συμμετέχει στην διαδικασία των αποφάσεων.

3.1.3 Παράγωγα μελετών

Με την ολοκλήρωση κάθε φάσης απαιτούνται διευκρινίσεις, εκτιμήσεις, μοντέλα, σχέδια κ.λ.π.

Οι ημερομηνίες ολοκλήρωσης της παραγωγής τους, καθορίζονται από το χρονοδιάγραμμα. Το κλειδί του ελέγχου του χρονοδιαγράμματος είναι η στενή συσχέτιση των σχεδιαστικών αποφάσεων με τις προθεσμίες παραγωγής των σχεδίων, τευχών κλπ.

3.1.4 Τήρηση  χρονοδιαγράμματος

Η διαδικασία σχεδιασμού δεν είναι κάτι το απολύτως προβλέψιμο. Το χρονοδιάγραμμα  είναι ευπροσάρμοστο, έτσι ώστε να παρακολουθεί απρόοπτα προβλήματα ή να εκμεταλλεύεται κάποιες ευκαιρίες. Ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα πρέπει να αναθεωρείται και να ενημερώνεται έτσι ώστε να αντανακλά αυτές τις αλλαγές. Μεγάλες αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα επηρεάζουν την παραγωγικότητα της σχεδιαστικής ομάδας.

​

3.2 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ (Schedule Management)

3.2.1 Αρχική συμφωνία χρονοδιαγράμματος

To χρονοδιάγραμμα είναι μια βασική απαίτηση του Project ίσης σημασίας με το πρόγραμμα και τον προϋπολογισμό. Για να αποφευχθούν παρεξηγήσεις μελλοντικά, ο πελάτης και το γραφείο συμφωνούν και διευκρινίζουν ειδικά θέματα πάνω στο χρονοδιάγραμμα του σχεδιασμού πριν το ξεκίνημα του.  Το χρονοδιάγραμμα του project δημιουργείται μαζί με τον πελάτη όταν γίνονται οι διαπραγματεύσεις του συμβολαίου.

3.2.2 Χρονοδιάγραμμα βασισμένο στο πρόγραμμα

Το χρονοδιάγραμμα βασισμένο στο τελικό πρόγραμμα καταγράφει το χρόνο:

• Για τον προγραμματισμό

• Το κτιριολογικό πρόγραμμα

• Την ανάπτυξη των σκαριφημάτων

• Την ανάπτυξη των σχεδίων

• Τα έγραφα των συμβολαίων και αντίστοιχων τευχών

• Τις μειοδοσίες - προσφορές

• Την κατασκευή

• Την αρχή της λειτουργίας

• Τις παρουσιάσεις

• Τον υπολογισμό εξόδων

Η εκτίμηση αποτελεί τη βάση για την αρχική συμφωνία του χρονοδιαγράμματος.

3.2.3 Περιοδικοί έλεγχοι του χρονοδιαγράμματος

Με τη συμπλήρωση των σχεδιαστικών φάσεων αναπροσαρμόζεται το Χρονοδιάγραμμα.

Οι συσκέψεις περιλαμβάνουν και επισκόπηση του χρονοδιαγράμματος.

Χρονοπροσδιορίζονται τα σημαντικότερα σημεία προόδου σε κάθε ξεχωριστή σχεδιαστική φάση.

3.2.4 Χρονοδιάγραμμα αποφάσεων

Σε μειοδοτικούς διαγωνισμούς, ή επείγοντα project εφαρμόζουμε χρονοδιάγραμμα αποφάσεων.

Σχεδιαστικές μελέτες, συμβόλαια, τεύχη προδιαγραφών, προσφορές για ξεχωριστά στοιχεία του έργου και άλλες αποφάσεις, τίθενται σε προτεραιότητα και ανασυνθέτουν το χρονοδιάγραμμα.

3.2.5 Χρονοδιάγραμμα απροόπτων

Η διαδικασία του σχεδιασμού στην πράξη απαιτεί ένα δυσανάλογο όγκο προσπάθειας στο τέλος. Μια περίοδος αντιμετώπισης απροόπτων στο τέλος κάθε σχεδιαστικής φάσης χρονοδιαγράφεται για την πρόβλεψη αυτής της επίδρασης.

3.2.6 Έλεγχος εξόδων

Στο χρονοδιάγραμμα σημειώνονται διαφορές που διαπιστώνονται στα έγγραφα πληρωμών και τους λογαριασμούς. Ο έλεγχος διενεργείται από κάθε P.M. μία φορά το μήνα, μαζί με τον P.P.

3.2.7 Συμβόλαια με τους συνεργάτες και  συμβούλους

H ¨GIAMAKOS ARCHITECTS & ASSOCIATES ¨ συνδέει τους συνεργάτες και συμβούλους της με συμβόλαιο με την αρχική συμφωνία ώστε να είναι επίσης δεσμευμένοι με το χρονοδιάγραμμα του πελάτη.

3.2.8 Υποστήριξη στην φάση κατασκευής

Οι  ομάδες μας έχουν μεγάλη επιρροή πάνω στο χρονοδιάγραμμα της κατασκευής. Η πληρότητα των σχεδίων και τευχών της μελέτης εφαρμογής συντελεί σε αυτό.

Οι διαφοροποιήσεις του χρονοδιαγράμματος αποφεύγεται με την άμεση υποστήριξη σχετικών ερωτημάτων. Ότι ερώτημα μας υποβάλλεται κατά την πρόοδο της κατασκευής καταγράφεται και εκ νέου μελετάται.

3.2.9 Διαχείριση κατασκευής 

Στο γραφείο μας, πελάτης και εργολάβοι περιλαμβάνονται στη διαδικασία κατάρτισης χρονοδιαγράμματος διαχείρισης κατασκευής, πέραν του μάνατζερ της κατασκευής.

​

3.3 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ PROJECT (PROJECT MANAGEMENT)

Η διαχείριση σχεδιασμού του project στην ¨GIAMAKOS ARCHITECTS¨ βασίζεται πάντα στην πολύ ενεργητική συμμετοχή ενός ή περισσοτέρων διευθυντών project και στην μέρα με την μέρα εναρμόνιση ενός έμπειρου μηχανικού με το ρόλο του project manager.

Η μεθοδολογία διαχείρισης των projects του γραφείου μας, εξασφαλίζει μια ισχυρή διαχειριστική συνέχεια ανάμεσα στις φάσεις των έργων.

Τα ακόλουθα είναι μια επισκόπηση μερικών από τα σημεία - κλειδιά της προσέγγισης μας ως προς το project management.

 

3.3.1 Ομάδα προγραμματισμού και σχεδιασμού

Θεωρούμε ότι ο πελάτης είναι μέλος ¨κλειδί¨ της ομάδας σχεδιασμού

Η επιλεγμένη μας ομάδα σχεδιασμού συμμετέχει σε όλη τη διάρκεια του project, σε στενή συνεργασία με τους εκπροσώπους των πελατών.

Οι συνεργάτες μηχανικοί και οι  εταιρείες συμβούλων επιλέγονται και προσκαλούνται στην ομάδα,  με βάση την καταλληλότητά τους για το συγκεκριμένο project

3.3.2 Διευθυντής  project

Ως επικεφαλής σχεδιασμού ο διευθυντής του project καθορίζει τη σχεδιαστική αντίληψη

• Αναπτύσσει το σχεδιασμό μέχρι την τεκμηρίωση.

• Υπογράφει όλα τα σχέδια.

• Διευθύνει τη διαχείριση συνολικά του project.

• Επιτηρεί τον συντονισμό της ομάδας από τον project manager

• Έχει την τελική ευθύνη της  εφαρμογής όλων των ειλημμένων με συμβόλαιο υποχρεώσεων.

• Είναι υπεύθυνος για έναν μεγάλο αριθμό projects

• Παρακολουθεί όλες τις σημαντικές για το project συναντήσεις,

• Κάνει τις πρωτεύουσες παρουσιάσεις,

• Επιβλέπει τις σημαντικές αποφάσεις

• Είναι διαθέσιμος σε κάθε πελάτη.

3.3.3 Project manager - διαχειριστής του project 

Ο Project Manager είναι ο ενορχηστρωτής του project και διορίζεται για ολόκληρη τη διάρκεια του project.

Προς διευκόλυνση του πελάτη ο Project Manager είναι ο πρώτος σύνδεσμος με την ομάδα.

• Προωθεί το χρονοδιάγραμμα του project μαζί με τον πελάτη

• Επιστατεί στην διαδικασία για τη συμμόρφωση με το συμβόλαιο.

• Ως μέλος της ομάδας σχεδίου, ο Project Manager αναπτύσσει το πλάνο εργασίας του project

• Αναλαμβάνει την ευθύνη της εναρμόνισης και της αποπεράτωσης των υπηρεσιών των συμβούλων μας.

Στην ¨GIAMAKOS ARCHITECTS ¨ ο Project Manager εμπλέκεται στενά στο σχεδιασμό του κάθε project. Αυτή η οικειότητα με όλες τις παραμέτρους του project, επιτρέπει στον Project Μanager  να είναι ο άνθρωπος που με τη μεγαλύτερη επάρκεια μπορεί να μιλήσει για το project.

Ο Project Manager είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία και την διανομή των πρακτικών των συναντήσεων για το Project, τα οποία είναι ένα σημαντικό εργαλείο για την επικοινωνία στο εσωτερικό κάθε ομάδας, αλλά και διαμέσου των ομάδων.

Ο Project Manager επίσης συμμετέχει στη φάση της κατασκευής, ως ο επικεφαλής ρυθμιστής του συμβολαίου της κατασκευής.

3.3.4 Βοηθός project manager

Σε μεγαλύτερα projects ορίζεται ένας βοηθός manager για να διευθετεί συγκεκριμένα ζητήματα του project, να διευθύνει και να αναπτύσσει τα ζητήματα της κατασκευής και να παρέχει πλήρη στήριξη στον project manager.

 

3.3.5 Αποψη των υπηρεσιών

Με κάθε συμβόλαιο συνεργατών και συμβούλων με την ¨GIAMAKOS ARCHITECTS¨ , συμπληρώνεται μια φόρμα σχεδιαγράμματος των υπηρεσιών, η οποία ταυτίζει με πολλές λεπτομέρειες κάθε συγκεκριμένη εργασία που αναλαμβάνεται.

Σκοπός αυτού του εγγράφου είναι να προσδιορίζει ξεκάθαρα την προσφορά κάθε project της εταιρείας και να προλαμβάνει τις παραλείψεις των απαραίτητων υπηρεσιών και εγγράφων.

Το σχεδιάγραμμα περιοδικά επαναξιολογείται και προσαρμόζεται, αν αυτό απαιτείται και τίθεται στη διάθεση του πελάτη.

3.3.6 Διαχείριση ποιότητας

Για τον έλεγχο ποιότητας διαχειριζόμαστε τρεις προσεγγίσεις:

• Εργαζόμαστε σύμφωνα με τους κανόνες της τέχνης και της επιστήμης χωρίς να εγκαταλείπουμε ποτέ το πρόγραμμα.

• Αναγνώριση τυχαίων λαθών μέσα από επανάληψη και επανεξέταση του προγράμματος με συμμετοχή όλης της ομάδας.

• Συνεχής έρευνα - εκπαίδευση και εξειδίκευση του προσωπικού.

Η ευθύνη της πληρότητας, και ορθότητας, αναλαμβάνεται από κάθε μέλος της ομάδας για όλη τη διάρκεια του Project.

Περίοδοι αναθεώρησης υπό τον P.M, χρονοπρογραμματίζονται και ολοκληρώνονται πριν από κάθε ορόσημο.

3.3.7 Έλεγχος χρονοδιαγράμματος

Οι προθεσμίες είναι ο ρυθμιστής για την οργάνωση και ολοκλήρωση του project.

Το χρονοδιάγραμμα διαμορφώνει τη διάρκεια του project, τις φάσεις και τα ορόσημα.

Γενικά υπάρχουν μηχανισμοί ώστε να τηρείται το χρονοδιάγραμμα ακόμη και αν υπάρχουν αναπόφευκτες καθυστερήσεις από τον πελάτη ή τις πληροφορίες που δίνει.  

Ο έλεγχος του χρονοδιαγράμματος θεωρείται ίσης σημασίας με τον έλεγχο του κόστους και της ποιότητας στην εκπόνηση του project.

3.3.8 Αποφάσεις πελατών

Ένας από τους σημαντικούς τομείς του management, είναι να σχεδιάζονται όλα τα σημεία αποφάσεων των πελατών, οι χρονικές στιγμές ελέγχου.

Ο τρόπος για να παραμένουμε στο χρονοδιάγραμμα ακόμα και όταν οι αποφάσεις ή οι πληροφορίες δεν εναρμονίζονται με αυτό, είναι να προγραμματίζεται νωρίς το project.

3.3.9 Συσκέψεις για το Project

H ¨GIAMAKOS ARCHITECTS & ASSOCIATES ¨ προτείνει εβδομαδιαίες συσκέψεις για το project που συγκαλούνται από τον Project Manager κατά την διάρκεια του προγραμματισμού και σχεδιασμού και τουλάχιστον δύο φορές την εβδομάδα κατά την διάρκεια της κατασκευής.

Οι συσκέψεις παρακολουθούνται από τον πελάτη και τους κυριότερους συμβούλους.

Σε αυτές τις συναντήσεις προσφέρεται:

Ενημέρωση στον πελάτη για την πρόοδο των υπηρεσιών.

• Χρόνος για ανταλλαγή πληροφοριών.

• Λήψη αποφάσεων.

• Προσανατολισμός της σχεδιαστικής ομάδας.

Οι συσκέψεις δίνουν ευκαιρία συνεργασίας εφόσον όλα τα μέλη κλειδιά είναι παρόντα.

Προτεραιότητα δίνεται στην προσεκτική τήρηση πρακτικών και το μοίρασμα των πρακτικών σε όλες τις ομάδες που εμπλέκονται στο project.

Υπάρχει μία συγκεκριμένη φόρμα για τα πρακτικά που χρησιμοποιούνται για να αναγνωρίζεται κάθε θέμα και να ορίζονται οι προθεσμίες μέχρι την ολοκλήρωση κάθε επιμέρους θέματος. Τα πρακτικά κάθε σύσκεψης, διαμορφώνουν την ημερήσια διάταξη της επομένης συνάντησης.

3.3.10 Εσωτερικός έλεγχος project

Κάθε πρόγραμμα ελέγχεται για τα έξοδα με την ενημέρωση της αναφοράς κατάστασης του project. Η αναφορά συντάσσεται σε Η/Υ  με την εισαγωγή των καρτών των συνεργατών, συμβούλων, υπαλλήλων κλπ. Η αναφορά ελέγχεται δύο φορές το μήνα και πιο συχνά, αν χρειαστεί, σε συνάντηση P.P., P.M. και του οικονομικού διαχειριστή της ¨GIAMAKOS ARCHITECTS ¨.

3.3.11 Αναφορές πελατών

Ο αντιπρόσωπος του πελάτη ενημερώνεται πλήρως και ειλικρινώς για την διαδικασία σχεδιασμού καθ’ όλη τη διάρκεια του project. ¨Οταν αυτό απαιτείται το γραφείο μας υποβάλλει  γραπτές αναφορές προόδου, που δίνονται σε μηνιαία βάση.

Στις περισσότερες περιπτώσεις ο project manager της ¨GIAMAKOS ARCHITECTS ¨ και ο αντιπρόσωπος του πελάτη συζητούν πλήρως την πρόοδο του project σε εβδομαδιαίες σχεδιαστικές συναντήσεις.

3.3.12 Φάση κατασκευής

Όπου απαιτείται από τον πελάτη πλήρης επίβλεψη της κατασκευής γίνεται από το προσωπικό μας. Σε επιλεγμένα project ένας ειδικός στην διαχείριση κατασκευών επιφορτίζεται να βοηθήσει τον project manager στην προώθηση των υπηρεσιών που σχετίζονται με την διαχείριση της κατασκευής. Επιπρόσθετα ο υπεύθυνος κατασκευής της ¨GIAMAKOS ARCHITECTS ¨ παρακολουθεί  όλα τα κατασκευαστικά project. Ο διευθυντής του project έχει την πλήρη ευθύνη για όλες τις υπηρεσίες που παρέχει το γραφείο μέχρι την ολοκλήρωση του project.

3.3.13 Μετα - κατασκευαστική φάση

H ¨GIAMAKOS ARCHITECTS¨ συχνά προσφέρει υπηρεσίες και μετά την ολοκλήρωση των κατασκευών, που σχετίζονται με τη λειτουργία του έργου.(Διαπραγμάτευση αγοράς εξοπλισμών, επιμέλεια εντύπων, διαφήμισης, λειτουργίας κλπ.)

Κάθε μας έργο αποτελεί τεχνογνωσία για νέους σχεδιασμούς. Με παρατήρηση της λειτουργίας, επεξεργαζόμαστε περαιτέρω τις διάφορες σχεδιαστικές επιλογές μας για νέα project .

​

3.4 ΕΛΕΓΧΟΣ PROJECT (PROJECT CONTROL)

Ο έλεγχος του project συνίσταται στην κυκλική διαδικασία του σχεδιασμού, της προβολής και του απολογισμού, από τον Project Manager , το τμήμα συμβολαίων και το Λογιστικό τμήμα.

Ακολουθούν περιγραφές των εργαλείων που χρησιμοποιούμε για τον έλεγχο του project:

3.4.1 Προβολή πίνακα προόδου

To project αρχίζει με  ανάλυση του πίνακα προόδου όσον αφορά στο χρονοδιάγραμμα, τα έξοδα και τις πληρωμές. Ο πίνακας προόδου κατανέμει τα έξοδα και την επάνδρωση του project με συνεργάτες, βασισμένος στο χρονοδιάγραμμα του έργου, που αναπτύσσεται είτε μέσα από τη διαδικασία των προτάσεων είτε σε συνεργασία με το πελάτη.

Αυτή η κατανομή των πόρων επιδρά πάνω στη ανάπτυξη του προϋπολογισμού για τις ώρες εργασίας, για τις πληρωμές των συνεργατών και συμβούλων και για τα έξοδα που απαιτούν ή όχι λογαριασμό. Ο πίνακας προόδου ενημερώνεται μηνιαίως για το χρονοδιάγραμμα, το προσωπικό και τις πληρωμές δίνοντας μας ολοκληρωμένες εκτιμήσεις εξόδων μέχρι την ολοκλήρωση.

3.4.2 Αναφορές για την κατάσταση του project

Κάθε project ελέγχεται ως προς την κατάλληλη στελέχωσή του και τα έξοδα αμοιβών του χρησιμοποιώντας ειδικούς ελέγχους από τις κάρτες εργασίας των υπαλλήλων, από τα τιμολόγια των συμβούλων κ.τ.λ.  Αυτή η αναφορά γίνεται δυο φορές το μήνα και πιο συχνά, αν αυτό απαιτείται, σε ιδιαίτερη σύσκεψη με κάθε project manager, τον υπεύθυνο για τα συμβόλαια καθώς και προσωπικό και τον οικονομικό διαχειριστή της ¨GIAMAKOS ARCHITECTS ¨. Αυτή η αποτίμηση επιτρέπει την αναγνώριση προβλημάτων στα έξοδα αμοιβών, στην εργασία του προσωπικού, στην παρουσία των συμβούλων, στις αποζημιώσεις κ.λ.π., τα οποία μπορούν να έχουν αντίθετη επίδραση πάνω στο project.

3.4.3 Γραφήματα

Τα σημαντικότερα οικονομικά ζητήματα, προϋπολογισμοί, απόδοση λογαριασμών και κόστη λαμβάνονται υπόψη σε μηνιαία βάση σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα και την ακριβή αναφορά αποπεράτωσης ώστε να επιτρέπουν ανάλυση των υφιστάμενων ζητημάτων και των μελλοντικών αναγκών.

3.4.4 Μηνιαίες συναντήσεις

Μηνιαίες συναντήσεις απολογισμού δίνουν τη δυνατότητα στον project Manager, στο τμήμα συμβολαίων και στο οικονομικό τμήμα να εκτιμούν την απόδοση, να ενημερώνουν τις πληροφορίες για αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα και για απαιτήσεις στο προσωπικό και να προσδιορίζουν την ανάγκη για νέες προτάσεις.

​

3.5 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ  (Budget Management)

Ο προϋπολογισμός του project είναι μια βασική απαίτηση ίσης βαρύτητας με το πρόγραμμα και το χρονοδιάγραμμα. Για να αποφευχθούν παρεξηγήσεις αργότερα, ο πελάτης και η ομάδα μας πρέπει να καθορίσουν τον αρχικό προϋπολογισμό και τα όρια της κατασκευαστικής δουλειάς που καλύπτονται από  τον προϋπολογισμό πριν ξεκινήσει ο σχεδιασμός.

3.5.1 Εκτίμηση βασισμένη στο πρόγραμμα

Ως ένα πρώτο βήμα για τη διαχείριση του προϋπολογισμού έργων προτείνουμε τη δημιουργία μίας εκτίμησης που εναρμονίζει το πρόγραμμα, το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό που διαμορφώνει το πεδίο για μετέπειτα σύγκριση των εκτιμήσεων. Αυτή η εκτίμηση ξεκινά από το πρόγραμμα και άλλες σχετικές πληροφορίες που περιλαμβάνουν αναφορές για το έδαφος, σχεδιαστικές οδηγίες, όμοιες παροχές κλπ.

Υπάρχουν δύο τομείς εκτιμήσεων:

• Η ανάλυση εξόδων

• Οι έλεγχοι ποσοτήτων

Οι εκτιμητές μας χρησιμοποιούν μια ελεγχόμενη από υπολογιστή βάση δεδομένων για πολλά projects η οποία τους βοηθά να προβλέπουν τα έξοδα. Το γραφείο επιθεωρεί τη βασισμένη στο πρόγραμμα εκτίμηση και τις προϋποθέσεις της μαζί με το πελάτη και ζητά τα σχόλια και την επιδοκιμασία. Η εκτίμηση του προγράμματος μπορεί να αποτελέσει τη βάση της αρχικής συμφωνίας του προϋπολογισμού του έργου.

3.5.2 Περιοδικοί έλεγχοι εξόδων

Περιοδικά ξανά  επιθεωρούμε το όλο project.

Προτείνουμε να γίνονται εκτιμήσεις:

• Στο τέλος της φάσης των σκαριφημάτων.

• Κατά την εξέλιξη του σχεδίου.

• Στη φάση σύνταξης έγγραφων δημοπράτησης.

Κάθε εκτίμηση  επανελέγχεται σε σχέση με τις προηγούμενες εκτιμήσεις για να επιβεβαιώνεται η συμβατότητά με τον προϋπολογισμό.  Επιθεωρούμε κάθε εκτίμηση μαζί με τον ιδιοκτήτη και λύνουμε κάθε διαφωνία πριν προχωρήσουμε στην επόμενη σχεδιαστική φάση.

3.5.3 Ανεξάρτητες εκτιμήσεις

Προτείνεται επίσης η χρήση ενός τοπικού εργολάβου για να εκτιμά ανεξάρτητα τη δουλειά.

Αυτή η δεύτερη ανάλυση συγκρίνεται με τη δικιά μας εκτίμηση και οι διαφορές συζητούνται και επανεξετάζονται. Οι εκτιμήσεις των τοπικών εργολάβων πρέπει να εναρμονίζονται με την ανάπτυξη του σχεδίου και τα αντίστοιχα τεύχη. Οι διαχειρίσεις της κατασκευαστικής φάσης, συχνά δείχνουν τη λειτουργία αυτών των δεύτερων εκτιμήσεων. Οι εκτιμήσεις και οι προτάσεις τους παρουσιάζονται για σχολιασμό στον πελάτη.

3.5.4 Απολογισμός των εκτιμήσεων της σχεδιαστικής ομάδας

Η ¨GIAMAKOS ARCHITECTS¨ ζητά από τους συνεργάτες και τους συμβούλους της να επιθεωρούν και να σχολιάζουν τις σχετικές με αυτούς εκτιμήσεις.

Η πρωταρχική λειτουργία αυτής της επιθεώρησης είναι να εξασφαλίσουμε ότι οι εκτιμητές διατήρησαν ορθά τη σχεδιαστική πρόθεση. Αυτό είναι εξαιρετικά κρίσιμο στα πρώιμα σχεδιαστικά στάδια όταν δεν υπάρχουν ακόμη πολλές πληροφορίες.

3.5.5 Τεχνολογία υπολογιστών

Όλες οι εκτιμήσεις μας είναι βασισμένες στους υπολογιστές.

Η εκτεταμένη τράπεζα πληροφοριών του γραφείου μας επιτρέπει λεπτομερείς συγκρίσεις με παρόμοια projects.

Ο προγραμματισμός με τους πίνακες προόδου επιτρέπει ευέλικτη προσαρμογή των επιμέρους θεμάτων. Εναλλακτικές λύσεις για την ποσότητα και τα κοστολόγια, μάκρο- και μίκρο- ιστορικές συγκρίσεις είναι δυνατές.

3.5.6 Εσωτερική αξιοποίηση ομάδας μηχανικών

Είναι δουλειά της  ¨GIAMAKOS ARCHITECTS¨ να σχεδιάζει ένα έργο που θα συμπίπτει με τον προϋπολογισμό του πελάτη. Αν τα εκτιμημένα κοστολόγια υπερβούν τον προϋπολογισμό, αυτό ανακαλύπτεται είτε στο προγραμματισμό είτε στον έλεγχο των εξόδων. Είναι δική μας ευθύνη να καταβάλουμε μια προσπάθεια εσωτερικής αξιοποίησης των Αρχιτεκτονικών και άλλων επιλογών  ώστε να διορθωθεί το πρόβλημα. Συντάσσεται μια λίστα η οποία περιέχει την επίδραση του προγράμματος, τα έξοδα που μπορούν να εξοικονομηθούν, τα υπέρ και τα κατά κάθε αλλαγής και τις δικές μας συστάσεις. Η λίστα επιθεωρείται μαζί με τον πελάτη και συλλογικά αποφασίζονται οι ενέργειες που θα αναληφθούν. 

3.5.7 Εξωτερική αξιοποίηση ομάδας μηχανικών

Πολλές φορές οι πελάτες θέλουν έναν ανεξάρτητο μηχανικό να παίρνει μέρος στις συνεδριάσεις. `Η  ¨GIAMAKOS ARCHITECTS¨ θεωρεί ότι αυτό μπορεί να είναι αποτελεσματικό.

3.5.8 Τεύχη δημοπράτησης και έγγραφα συμβολαίων

Η διαχείριση του προϋπολογισμού του σχεδίου αποκορυφώνεται στην  παραγωγή των εγγράφων  και τευχών για προσφορές που είναι πλήρεις, συντονισμένες και ξεκαθαρισμένες.

3.5.9 Ανταγωνισμός προσφορών

Ενεργός ανταγωνισμός ανάμεσα σε μειοδότες εξασφαλίζει καλές τιμές και στα ιδιωτικά έργα. Αντιθέτως, έλλειψη ανταγωνισμού καταδικάζουν πολλά  projects σε σταθερούς προϋπολογισμούς.

 

3.5.10 Ανάλυση των εξόδων προσφοράς

Οι υπηρεσίες μας περιλαμβάνουν ανάλυση προσφορών. Αποτελεσματική ανάλυση της προσφοράς διερευνά την κατανόηση των ορίων της εργασίας και της τιμής από την πλευρά του εργολάβου. Αν και μερικές φορές είναι δύσκολο να επιτευχθεί, ο πελάτης πρέπει να απαιτεί οι προσφορές να υποβάλλονται υπό προδιαγεγραμμένων υλικών, σχεδίων και τρόπων κατασκευής,, ώστε να είναι εφικτή  μια ασφαλής σύγκριση.

3.5.11 Εκτίμηση στη φάση της κατασκευής

Η διαχείριση του προϋπολογισμού συνεχίζεται μέσα από την κατασκευαστική φάση. Ο πελάτης πρέπει να υπολογίζει ως αυξανόμενες τις συνήθεις υπηρεσίες διαχείρισης της κατασκευής που προσφέρουμε. Νέες ευνοϊκότερες τιμές καθορίζονται στις προσφορές, ως αποτέλεσμα των εκτιμήσεων και διαπραγματεύσεων που διενεργούμε  για το συμφέρον του έργου και των πελατών μας.​